Planifique el éxito de su restaurante

Planifique el éxito de su restauranteConozca los pasos que debe seguir para planificar los buenos resultados de su restaurante para el año 2014. Conocer el mercado y las debilidades y fortalezas de su negocio, realizar un debido presupuesto, entre otros aspectos, son las recomendaciones que hacen los expertos. Por César Galarza G. Consultor asociado de Mundo Gourmet® www.mundogourmet.com.co   ¿A qué aspira un empresario del sector de alimentos y bebidas? A tener siempre lleno su establecimiento, que los clientes regresen entusiasmados por los productos y servicios que reciben; a tener colaboradores eficientes, leales y comprometidos; a alcanzar rentabilidad para pagar los créditos y entregar dividendos a los inversionistas; a tener un equipo de trabajo que le brinde tranquilidad y que le permita tener una “vida”, y a crecer y replicar esta fórmula de éxito en otros sitios.   Para lograr todo esto es imprescindible realizar una buena planificación. Es importante tener definida una meta para este año, porque de esa manera se podrán estructurar las acciones o las estrategias que se van a implementar para conseguir esos objetivos. Los empresarios del negocio de la restauración deben dedicar algunas horas para armar su plan y seguir un orden. Aquí se presentan varias pautas para la realización de esa tarea.   Planifique el éxito de su restaurante1. Tener una visión a largo plazo que guíe lo que se quiera hacer. La principal razón de la planificación a mediano y largo plazo es porque el retorno de la inversión no se puede conseguir en un solo año. Si usted hizo una inversión de 300 millones de pesos en la instalación de un local para expender comida, ya sea un restaurante, cafetería, panadería, etc., es irreal aspirar a recuperar toda la inversión en un año; tomará entre tres a cinco años. Entonces se requiere que anualmente se genere una ganancia predeterminada; por ejemplo, 25% sobre la inversión y 15% sobre las ventas.   Por otro lado, es importante mencionar que las ganancias de una empresa son, en cierta manera, la medida del éxito alcanzado, y para que haya ganancias los clientes de dicho negocio deben tener un elevado índice de satisfacción respecto de los productos y servicios, y regresar varias veces a ese local u otros de la misma cadena. Así mismo, las ganancias se generan cuando hay eficiencia en los procesos internos del negocio, los cuales son manejados por el equipo de trabajo del mismo. Por tanto, hay varios objetivos anuales que se deben conseguir de manera consistente para asegurar el éxito del negocio: rentabilidad, índice de satisfacción de los clientes, índices de eficiencia y productividad, etc.   Todo este plan y objetivos de mediano y largo plazo deben ser resumidos en la visión, para que a partir de allí surjan los objetivos operativos para los años siguientes. Los objetivos de mediano y largo plazo constituyen el estándar que deben cumplir los gerentes y administradores, proveen dirección, establecen prioridades, reducen la incertidumbre, minimizan conflictos y ayudan a asignar recursos. La misión es la síntesis de las acciones estratégicas que se llevarán a cabo para cumplir dicha visión.   2. ¿Se dispone de todos los recursos para alcanzar esos objetivos? El paso siguiente es construir un análisis del entorno inmediato y de las perspectivas que existen para el año siguiente, lo cual se resume en un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas).   Cocineros hábiles y bien entrenados; meseros cordiales que siguen los protocolos; productos de buena calidad (proveedores), bien comprados (destrezas), almacenados adecuadamente (normas HACCP), que rotan como se ha programado; stock sin excesos; espacio suficiente; artículos etiquetados; equipos calibrados; estándares para las recetas y para todos los productos y procesos; entrenamiento; sentido de urgencia; utensilios; manejo del porcionamiento; manejo del frío; suficiente capital de trabajo; capital para inversiones; fuentes de financiamiento; líneas de crédito, etc. son muchos de los aspectos que deben ser evaluados como fortalezas o debilidades. Este análisis interno permitirá a la empresa saber si cuenta con los recursos necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos de mediano y largo plazo.   Hamburguesas El Corral y Crepes & Waffles, por ejemplo, son cadenas colombianas exitosas bien conocidas por su elevado grado de estandarización, lo cual les ha permitido llevar a cabo sus planes de crecimiento. Esa es una fortaleza clara. Esto nos lleva a aclarar que las fortalezas que no puedan imitarse fácilmente por un competidor se llaman ‘competencias distintivas’, y son necesarias para construir ventajas competitivas.   Planifique el éxito de su restauranteLa capacidad de innovación en las opciones del menú, sintonizando los gustos y preferencias de los clientes, es una competencia que se desarrolla sólo si se conoce estrechamente a sus consumidores. La idea es incorporar en el plan todas las acciones para mejorar las debilidades y transformarlas en fortalezas y, quizá más adelante, en una competencia distintiva que le permitirá a la empresa crear una ventaja competitiva.   Los recursos que se requieren para tener éxito no son exclusivamente financieros; hay un know how, destrezas, conocimiento e intangibles que la empresa ha ido construyendo, como es el caso de la reputación y prestigio entre los clientes. El proceso de identificar las fortalezas y debilidades debe apoyarse en un trabajo de equipo; hay que hacerlo colectivamente con los colaboradores que están en el día a día, ya que su aporte es valioso. Esto también ayudará a que cada persona entienda su propio trabajo, el rol que desempeñan ellos mismos y otros empleados en la empresa. Quizás la eterna discusión entre los miembros de la cocina y el servicio pueda manejarse mejor.   No estamos solos en el mercado   Como en todo mercado, un negocio de comida también cuenta con competidores. Siempre se encontrará, por un lado, a compradores (demanda) y, por el otro lado, a vendedores (oferta); de la interacción de estas dos fuerzas emergen tendencias y eventos que van más allá de lo que el empresario de negocio de comida puede controlar: el crecimiento de la población, los problemas de movilidad, los nuevos hábitos de los consumidores, las preferencias, los horarios, las modas, la capacidad adquisitiva, los horarios, etc. Desde el punto de vista de la oferta aparecen nuevos restaurantes, se cierran otros, llegan nuevos proveedores y nuevos productos, etc. Así mismo, las medidas del Gobierno afectan a los consumidores o a los negocios de comida: regulaciones municipales, aumentos de sueldos, nuevas leyes y regulaciones, etc.   Un análisis de todos estos aspectos puede revelar oportunidades y amenazas para la organización. En cualquier caso se requiere que los gerentes, propietarios y administradores de estos negocios formulen estrategias para tomar ventaja de las oportunidades o minimizar el impacto de esas amenazas.   Es importante prepararse para llevar a cabo esta tarea, coleccionando noticias, revistas especializadas, blogs, y sacándole provecho a conversaciones con proveedores, competidores y otros involucrados en la industria de comida. En este punto, también debe contarse con el equipo de colaboradores y otras personas clave que pueden aportar con el conocimiento del sector.   Una vez que se ha realizado el análisis interno (fortalezas y debilidades) y el análisis externo (fortalezas y amenazas) se deben priorizar los principales temas y lograr un consenso con el equipo de trabajo. Un resumen final, mejor si es por escrito, formará parte de las bases para el plan operativo del presente año.   3. Trazar un plan para el año. Una vez realizado el análisis de la situación actual (FODA), se debe establecer, por escrito, una serie de actividades que son necesarias para alcanzar los objetivos operativos anuales, los cuales han sido extraídos de la visión y misión de la empresa. Estas estrategias deben ser pensadas detenidamente para que sean efectivas, porque involucran uso de recursos humanos, financieros y materiales. Si no se dedica suficiente tiempo para planificar, se cae en una dinámica de prueba y error que produce desperdicios de toda índole y, por tanto, costos más altos.   Planifique el éxito de su restauranteUn esquema del contenido podría ser el siguiente: • Visión, misión y valores. • Perspectivas para el año (ambiente económico general y ambiente en el sector de comidas). • Objetivos operativos para 2014. • Estrategias para cada uno de los objetivos. • Presupuesto con los números que sintetizan el plan. • Indicadores principales.   Cómo implementar y ejecutar un plan   El proceso de ejecución del plan supone: asignar los recursos, coordinar actividades y hacer seguimiento a todos los miembros del equipo de trabajo responsables de llevar a cabo dichas actividades. Para ello es fundamental que el plan haya sido comunicado en forma adecuada, que todos tengan claridad sobre la tarea que les corresponde cumplir y la motivación para realizarla. La ejecución, por supuesto, no es una secuencia perfecta de acciones que se cumplen tal cual fueron planificadas. La verdad es que durante el proceso se presentan una serie de condiciones imprevistas o cambios que afectan la ejecución y que generan desviaciones. El punto está en ser capaces de controlar el nivel de desviación. “Lo que se mide se controla y lo que se controla se mejora” es la frase que resume la importancia de los indicadores.   Los indicadores   ¿Qué es lo que se debe medir? ¿Cuáles son los factores críticos para el éxito del negocio y cómo deben medirse? Si usamos el enfoque de Norton y Kaplan , un negocio de comida debe medir:   1) Lo que les importa a los clientes, es decir, la satisfacción de los clientes, el número de quejas, velocidad en la atención desde que llegan hasta que se van, nivel de precio, etc. 2) Aquello que hará sobresalir al negocio, lo cual podría medirse en tiempos de preparación, tasa de ítems devueltos, rotación y nivel de satisfacción de los empleados, etc. 3) La capacidad de aprendizaje e innovación medida en horas invertidas en desarrollo de nuevos productos, número de nuevos ítems del menú y productos desarrollados por año, horas de capacitación, etc. 4) El crecimiento y desempeño financiero, es decir, número de clientes atendidos, tickets promedio de consumo por cliente, estructura de costos, cuota de mercado, crecimiento anual vs. competencia, etc.   Recomendaciones para fijar el presupuesto   Planifique el éxito de su restauranteLas actividades que deben cumplirse a lo largo del año obviamente generan un costo, el cual debe plasmarse en un presupuesto. Éste debe desglosarse, desde un principio, mes por mes, pues muchos de los gastos/costos se facturan mensualmente. Sin embargo, para presupuestar los ingresos es mejor usar un período semanal; de esa manera, teniendo 52 semanas al año o 14 períodos de 4 semanas se logra un control más estrecho y es posible tomar decisiones rápidamente a fin de corregir el rumbo a tiempo cuando así se requiera.   Una vez aprobado el plan con números, éste se convierte en un compromiso que deben asumir los administradores y sobre el cual deben rendir cuentas, es decir, explicar cuando ocurra algo diferente a lo presupuestado.   Pasos para preparar el plan   1. Planificar a largo plazo y sintetizar dicho plan en la visión y la misión del negocio. Extraer los objetivos operativos para el siguiente período. 2. Analizar el entorno. Entender qué y quiénes pueden ayudar y qué restricciones se tienen. 3. Trazar un esquema. Escribir objetivos operativos anuales y las acciones estratégicas para alcanzar dichos objetivos en el período establecido. 4. Preparar el presupuesto. Con períodos semanales y mensuales, y sintetizarlo en el ‘Estado de pérdidas y ganancias’ y el ‘Balance general’. 5. Definir, revisar y comunicar indicadores. Para asegurar la retroalimentación y alinear a todo el equipo con el plan.

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